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イベント経費とその賄い方【400人規模 でんスポ観望会の場合】

   

あ、こんにちは!
宙ガールブロガーのうららんです。

個人で観望会を主催する上で悩みの種といえばお金問題があります。

7月に開催した観望会は400名集客の大きな規模でしたので、それなりに経費がかかりました。
それでも無料開催ができたのは共催団体のお力添えスタッフのみなさんの私物をお借りすることが出来たことと助成金という制度を活用したからです。

今回はそんなお金周りのお話です。

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何に経費がかかるのか?

観望会にかかった費用を少し分類してみますね
※金額は変動するので記載しません

会場費

観望会場は北神戸田園スポーツ公園のサブ球場Bでした。

今回は「共催:北神戸田園スポーツ公園」として一緒に開催するという形態をとっているため、会場費は公園側がご負担下さいました。

でもいきなり球場を提供してくださったわけじゃなく、前回、無料の通路で開催した実績があってこそのご厚意だと思っています。

ここは神戸市の施設でもあるので、市民に足を運んで楽しんでもらうことを大事にされています。
そのお気持ちと観望趣旨とが合致したのも共催頂いた理由かなーと。

普通の公園は基本的に無料ですが、公園管理事務所に了承を取ることは必要です。
通常の公園管理に関しては市町村が管轄していると思うので、各自治体のホームページを参照するのが良いです。

広告費

お客さんに来ていただくためにイチバン大事な集客のための広告。

共催である北神戸田園スポーツ公園の広報誌に掲載頂きました。
(しかも一面トップ!!)

この広報誌は、神戸市北区の半分と三田市の小学校に配布されています。
ウチの子も学校から持って帰ってきました。

あとは神戸電鉄の中吊り広告ポスター!

広報誌掲載は知っていましたが、中吊りは完全に事後報告。
「●月●日から電車内に掲示されます~」って連絡が来て驚愕した次第でございます。

どちらも経費は公園側の負担です。
(いくらかかってるんだろ。。。)

機材費

トークコーナーがあったため、音響・プロジェクター・スクリーンのセットが必須。
その機材をレンタルするとそれなりの経費になります。

今回はスクリーンはスタッフさんにお借りすることができました。
意外とプロジェクター持ってる方もいらっしゃるので、個人で開催するときは機材をもってそうな方にお借りするのが良いかもです。

それでも無理ならレンタルショップを頼りましょう。

【借りたもの】
・音響セット
・プロジェクター
・スクリーン

【購入したもの】
・ポータブル拡声器

ポータブル拡声器は2000円程度なので購入しました。
ポシェット程度の小さなスピーカーを身に着けるタイプなので小規模観望会でも活用できそうです。

 →参考:New Online N74 ハンズフリー コンパクト ポータブル 充電式 拡声器 ブラック 日本語説明書付 保証有り

あと天体望遠鏡は星空案内人のみなさんの私物です。

備品費

例えば寝っ転がりエリアやトークコーナーで活躍したブルーシート

スタンプカードに押すハンコ、スタンプ台など

ポスターを立てかけるイーゼルやスタッフ腕章などなど。。。細かすぎてチリも積もるレベル。
1回購入したらずっと使える物もあるので、次回以降は備品費は節約できると思っています。

人件費

助成金の使い道として交通費・謝礼等の役務費はアウト。
そのため基本的にスタッフはすべてボランティア。

本来ならばスタッフにはちゃんと交通費・謝礼を渡すべきなんだけど、私のお金に対する勉強不足です。
この問題をクリアする方法をしっかりと勉強していきたいなと思っています。

とりあえずこの本発売めっちゃ待ってる。。。
革命のファンファーレ 現代のお金と広告

その他

その他のカテゴリにいれてしまいましたが、スタンプカードの印刷費用というものがあります。
デザインやデータ作成を自分で出来るようになれば、印刷費用はかなり抑えられます。

私はkeynote(パワーポイントのmac版)でデザインした後に、GIMPというフォトショップっぽい無料ソフトでデータやサイズ変換をしました。
観望会以外でも役立つスキルなので勉強するのをオススメします。

あとはボランティア保険への加入も忘れずに。スタッフご自身やお持ち頂いた天体望遠鏡に対する万が一の備えです。

私が利用したのは兵庫県ボランティア活動等行事用保険です。
これも地域によって違うと思うので各自治体の福祉系の部署に聞くと教えてくれると思います。

助成金という選択肢

広告費や会場費などがかかってないとはいえ数万円の経費はかかっている今回の観望会。
そのすべての経費を自分の家計からは出せません。

そのために活用したのが助成金という制度。
今回申請したのは【天文学振興財団】というところ。

スターウィーク支援として助成公募をしていたため応募しました。
ただ、この助成公募も審査がキッチリありますので募集要項を読んで、財団の意思と合致する提案をしっかりする必要があるようです。
(審査に落ちている人も実際おられますんで)

その観望会は何のため?誰のため?っていう目的・効果をロジカルに組み立てて資料作成することが大事かなと。
あと助成金によって「この用途には出せません」っていう項目があるので気をつけて下さいね。

※天文学振興財団の助成金は団体口座が必要になりますのでご注意を

まとめ

会場におまかせしている経費
助成金でまかなった経費
スタッフが個々に負担した経費

大きく分類するとこんな感じですね。

ボランティアや私物って経費かかってないように見えるけど、単純にそれぞれで負担しているので見えていないだけ。

ワインのソムリエがワインを案内してきっちり対価をもらっているように、星のソムリエも同じようにしていかなきゃいけないよなぁ‥‥ってちょっと思いながら試行錯誤しています。

参考になれば幸いです。

うららん(@uraright ) でした!

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※本サイトは個人ブログであり株式会社ビクセンとは関係ありません。
(とはいえ、うららんはビクセン推しです)

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